Modes d’actions du groupe de coordination Internet

* Mise en place de réunions à intervalles réguliers pour assurer un échange d’information sur les activités en cours. L’objectif serait de faire de ces réunions une pratique courante, et de les garder courtes, focalisées et orientées vers la prise de décisions et l’évolution de l’outil. Un compte rendu de chaque réunion sera disponible dans la rubrique « CR » du blog.  Lorsqu’il y a des questions importantes à analyser, il faudra, peut-être, tenir une réunion spéciale.

* Point d’étape pour chaque division du groupe de coordination (tour de table). Ces points d’étape offrent un cadre d’échange d’informations techniques et programmatiques et débouchent souvent sur de nouvelles idées ou approches. Ils donnent aussi aux autres membres du groupe «une vue d’ensemble» de l’organisation de notre communication. Il est important, quels que soient son rôle et ses responsabilités, d’avoir à l’esprit une «vue d’ensemble» de l’institution et de comprendre les interactions entre ses différentes composantes.

* Créations d’équipes interdisciplinaires pour gérer la communication transversale afin de planifier au mieux le travail. La qualité du travail sera soutenue par l’échange d’information entre les gens ayant des domaines de compétence différents.

Comment organiser la circulation de l’information ?

Lorsque vous recevez ou générez des informations à destinations de l’Internet ou de l’Extranet, il faut toujours se demander comment et avec qui elles doivent être partagées. Le plus simple est de se poser les questions suivantes :

Quelles autres personnes ou groupes peuvent tirer profit de ces informations? Les tenir informées ou faire remonter l’info sur le blog ou en réunion de coordination Internet.

Y a-t-il des informations supplémentaires ou complémentaires à mettre en corrélation avec ce que l’on veut mettre en ligne ? Si oui créer des liens onlines ou contacter les services.

Quelles sont les implications (s’il y en a) de ces informations pour d’autres départements du siège et/ou d’autres membres du groupe de coordination Internet ?

Pourquoi un blog pour le groupe de coordination ?

Une bonne partie du travail pour manager consiste à gérer l’information: s’assurer que chacun reçoit les informations dont il a besoin; et que toute information reçue parvienne aux personnes qu’il faut en temps opportun. Une gestion efficace de la circulation de l’information est la première étape vers une amélioration de la coordination de notre communication interne et/ou externe.

Pourquoi un groupe de coordination ?

Pour les besoins de la gestion de notre communication interne (Extranet) et/ ou externe (Internet), on peut définir la coordination comme la collaboration planifiée des différents services du siège de la Fédération dans un but commun. En tant que responsable, vous avez probablement entendu, à plusieurs reprises, parler de l’importance de coordonner tous les éléments de votre programme et tous vos efforts avec ceux d’autres programmes. Il peut être difficile de mener à bien une coordination, mais c’est une question tellement importante pour le bon fonctionnement d’un programme qu’elle ne saurait être laissée de côté.

La coordination améliore les services: Sur la base d’une bonne coordination chaque département peut :

* avoir des actions plus efficaces desservant un plus grand nombre de personnes;
* atteindre de nouvelles catégories de groupes cibles;
* déceler toute lacune au niveau des services;

· La coordination crée un climat de confiance et diminue la concurrence. Si les parties intéressées peuvent travailler en un groupe uni, cela profite à tous. En identifiant et en analysant leurs problèmes et préoccupations communs, les membres du groupe de coordination se rendront compte qu’elles ne mènent pas toutes les batailles seules et qu’elles ont intérêt à travailler ensemble.

· La coordination permet de partager l’information et les leçons tirées de l’expérience des autres: En partageant l’information, une organisation peut éviter des erreurs, tirer des leçons des problèmes et des succès des autres et éviter d’entreprendre des programmes et activités voués à l’échec et sources de gaspillage.

· La coordination réduit ou élimine le double emploi et les lacunes qui peuvent exister dans les différents services: Si l’ensemble des membres du groupe de coordination sait ce que les autres membres font, on gaspillera moins nos ressources ou efforts sur des services qu’un autre département offre déjà de façon adéquate. On ne négligera pas non plus un service requis en croyant qu’un autre département le fournit (je pense aux textes législatifs entre autre chose…)

Brochure de présentation du SIA

Voici le document de présentation du service SIA n’hésitez pas à le communiquer dans le réseau…

brochure de presentation SIA

Le groupe de coordination Internet/Extranet

Aussi appelé comité de pilotage, le groupe de coordination a pour mission de définir les objectifs Internet et extranet de la Fédération APAJH et de suivre la réalisation des actions entreprises.

Ce groupe a été composé avec le souci que tous les départements de la Fédération APAJH y soient représentés. Le groupe s’ouvrira à l’ensemble du réseau APAJH (AD_URAPAJH, EGN…) au fur et à mesure de la création de sites Internet…

Le groupe se réunit une fois par mois avec un à deux fois par an en séances plénières d’une demi-journée, à la demande du chef de projet Internet ou de la Direction de la communication de la Fédération APAJH. Chaque réunion fait l’objet d’un compte-rendu qui est diffusé aux membres par l’intermédiaire du présent blog.